Politique de protection des données à caractère personnel

1. Nos engagements

En notre qualité d’avocat auxiliaire de justice, nous accordons une attention particulière au traitement par nos soins de vos données à caractère personnel (également appelées « données personnelles » au sein de cette politique). A ce titre, nous nous inscrivons dans une démarche spécifique de confidentialité, en ligne avec l’exercice de notre profession règlementée.

Dans cette perspective, nous avons adopté des mesures fortes afin d’assurer un niveau approprié de protection de vos données, notamment par le respect des principes de protection dès la conception (« Privacy by design ») et de protection par défaut (« Privacy by default »).

L’objectif de cette politique de protection des données à caractère personnel est de vous expliquer comment nous utilisons vos données et de vous informer des droits dont vous disposez en matière de protection des données.

2. Notre identité et nos coordonnées

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la société d’avocats ALTIJ, Société d'Exercice Libéral par Actions Simplifiée (SELAS), au capital de 357 800 €, immatriculée sous le numéro 442 744 850 au RCS de TOULOUSE, dont le siège social est sis 40, rue du Japon à TOULOUSE (31400) (désigné dans la présente politique « Altij » ou « nous »). Vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact du site ou via l’adresse e-mail suivante : contact(at)altij.com

ALTIJ a désigné en interne un délégué à la protection des données (en anglais Data Protection Officer ou DPO).

Pour toute question en lien avec le traitement des données à caractère personnel, vous pouvez contacter notre DPO à l’adresse électronique suivante : dpo@altij.com

3. Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Nous pouvons être amenés à traiter les données personnelles de toute personne physique avec laquelle nous entrons en contact dans le cadre de notre activité professionnelle, notamment nos clients et, le cas échéant, les membres de leur personnel, les différents parties et acteurs qui sont concernés par ou qui interviennent sur les dossiers que nous traitons (témoins, experts, avocats, partie(s) adverse(s), etc.), nos fournisseurs et les membres de leur personnel, nos conseils professionnels et les membres de leur personnel, ou encore les visiteurs de notre site Internet.

Les données personnelles vous concernant que nous pouvons potentiellement traiter vont nécessairement dépendre du contexte précis de nos relations professionnelles. Ainsi, elles peuvent notamment inclure votre nom, vos coordonnées (adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone…), toute information utile pour la bonne gestion de votre dossier juridique ou judiciaire, toute information vous concernant contenue dans les différentes pièces et correspondances liées aux dossiers que nous traitons, et plus généralement toutes les informations qualifiées de données personnelles, fournies ou autrement générées dans le contexte de nos interactions.

Selon la nature des dossiers qui nous sont confiés, nous pouvons être amenés à traiter des données sensibles, en ce compris des données pouvant révéler l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

Ce peut ainsi être le cas dans le cadre d’un dossier en matière de discrimination ou de représentation syndicale (en matière sociale et droit du travail notamment), de responsabilité médicale ou encore de droit pénal.

Nous sommes également susceptibles de traiter des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, ou aux mesures de sûreté connexes.

De manière générale, nous essayons de limiter au minimum nécessaire les données personnelles que nous traitons pour vous proposer un service complet et efficace. ALTIJ privilégie une approche de proportionnalité et de minimisation des données traitées. Nous veillons à ce que les données que nous collectons et traitons soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire aux finalités des traitements en question.

Lors de la collecte des données à caractère personnel, vous serez informé(e) si certaines données sont facultatives ou si elles doivent obligatoirement être renseignées pour des raisons légales, règlementaires ou contractuelles. Dans de telles circonstances, nous vous avertirons si votre éventuelle décision de ne pas fournir les données demandées devait impacter notre capacité à fournir les services proposés.

4. Comment et pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?

Le tableau ci-dessous précise les principaux traitements de données personnelles que nous réalisons. Lorsque cela est approprié, nous fournirons des informations complémentaires aux personnes concernées par une activité de traitement particulière.

Activité	Finalité	Base juridique
Revue et traitement de vos demandes d’information : Nous analysons, trions et classons les informations vous concernant lorsque nous prenons connaissance pour la première fois de votre intérêt pour nos services. Ensuite nous pouvons entrer en contact avec vous afin de traiter vos interrogations, en utilisant les coordonnées de contact que vous nous avez communiquées.	La gestion des demandes de contact que nous recevons.	Le consentement de la personne ayant pris contact avec nous, via notre formulaire de contact en ligne. Notre intérêt légitime à répondre aux demandes que nous recevons.
Gestion de nos dossiers : Dans le cadre de nos prestations, nous sommes amenés à traiter les données personnelles de nos clients et, le cas échéant, des membres de leur personnel. En outre, cette activité nécessite le traitement des données personnelles des autres personnes physiques qui sont concernées par le dossier (témoins, experts, avocats, partie(s) adverse(s), etc.). Les activités de traitement en question peuvent comprendre tout traitement d’une information requis pour la gestion du dossier, tel que la lecture, le stockage, l’analyse, le classement, la duplication, l’archivage ou la transmission des données en question.	La gestion opérationnelles et administrative des dossiers de nos clients.	Notre intérêt légitime à traiter nos dossiers. Il est rappelé qu’Altij a des obligations professionnelles de conscience et de diligence. Par conséquent, le traitement requis dans le cadre de la gestion de nos dossiers relève de l’intérêt légitime du cabinet, dans la mesure où il est nécessaire afin de remplir et de tracer notre respect de ces obligations. En cas de signature d’une lettre de mission avec un client personne physique, la nécessité de traiter ses données personnelles pour l’exécution de nos obligations découlant de la lettre de mission. Lorsque le traitement concerne les données sensibles, il est justifié par sa nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice au bénéfice de la personne concernée. Lorsque nous traitons des données relatives à des infractions, le traitement est effectué en notre qualité d’auxiliaire de justice, aux termes de l’article 3 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques.
Newsletter et veille juridique : Nous proposons à nos clients existants et à toute personne s’inscrivant à notre veille de les informer sur des actualités juridiques susceptibles de les intéresser et sur l’actualité du cabinet.	La promotion de notre cabinet et l’information juridique de nos clients, ainsi que des personnes intéressées.	Notre intérêt légitime à communiquer avec nos clients existants et des prospects en lien avec leurs activités professionnelles. Le consentement des particuliers non clients.
Gestion de nos fournisseurs et conseils professionnels : Nous pouvons traiter les données personnelles des personnes physiques qui nous fournissent des services et prestations, ainsi que celles des membres du personnel de nos prestataires lorsque ceux-ci sont des personnes morales. Les traitements en question comprennent notamment les activités administratives nécessaires pour la gestion de nos relations avec nos fournisseurs, notamment l’envoi de correspondance, le stockage, l’analyse, le classement, la duplication, l’archivage ou la transmission des données en question.	Le bon fonctionnement du cabinet et la gestion correcte de ses relations avec ses fournisseurs.	Notre intérêt légitime à gérer nos relations avec nos différents fournisseurs. Lorsque le fournisseur en question est une personne physique, la nécessité du traitement pour l’exécution du contrat signé avec celui-ci. Le consentement des personnes non clientes.
Formations, colloques et évènements : Lorsque nous réalisons des sessions de formation ou organisons des colloques ou autres évènements, nous traitons les données personnelles des personnes qui y participent ou y sont invitées, notamment en envoyant des invitations ou des supports, et plus généralement en assurant le suivi des personnes y participant.	L’organisation de nos formations et autres évènements.	Notre intérêt légitime à gérer les formations, colloques et autres évènements que nous organisons.professionnelles. Le consentement des personnes non clientes.
Gestion de candidatures : Nous traitons des données de personnes ayant postulé pour un emploi au sein de notre société d’avocats.	La gestion des candidatures.	Notre intérêt légitime à traiter les candidatures que nous recevons.
Ventes et acquisitions d’entreprises : En cas de futures opérations de cession, de restructuration ou d’investissement concernant Altij, des informations vous concernant peuvent être traitées dans le contexte de procédures de due diligence, pendant lesquelles des investisseurs ou acquéreurs potentiels ou leurs conseils professionnels mènent une analyse au préalable de différents aspects du cabinet afin d’évaluer sa valorisation.	L’évaluation du cabinet par des investisseurs ou acheteurs potentiels.	Notre intérêt légitime, ainsi que celui de nos associés ou des investisseurs tiers à mener des procédures de due diligence.
Cookies : Lorsque vous utilisez notre site Internet, celui-ci récupère automatiquement certaines informations de l'appareil afin d'optimiser votre expérience Web. Ces données servent également pour les statistiques de nos sites. D'autres informations sur la collecte de données automatisée et les cookies sont disponibles dans notre politique relative aux cookies via ce lien.	Optimisation de notre site internet.	Le consentement des personnes navigant sur notre site le cas échéant. L’intérêt légitime d’Altij en ce qui concerne les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site.
Obligations légales et règlementaires / Défense en justice : Nous pourrons traiter vos données personnelles afin de répondre aux obligations légales et règlementaires mises à notre charge ou à des demandes d’institutions et autorités publiques et/ou judiciaires. Nous pouvons également traiter des données afin de défendre nos droits en justice.	Nous conformer à nos obligations légales et règlementaires. Nous défendre en justice.	Obligation légale et réglementaire. L’intérêt légitime d’Altij à se défendre en justice.

Activité

Finalité

Base juridique

Revue et traitement de vos demandes d’information :

Nous analysons, trions et classons les informations vous concernant lorsque nous prenons connaissance pour la première fois de votre intérêt pour nos services.

Ensuite nous pouvons entrer en contact avec vous afin de traiter vos interrogations, en utilisant les coordonnées de contact que vous nous avez communiquées.

La gestion des demandes de contact que nous recevons.

Le consentement de la personne ayant pris contact avec nous, via notre formulaire de contact en ligne.

Notre intérêt légitime à répondre aux demandes que nous recevons.

Gestion de nos dossiers :

Dans le cadre de nos prestations, nous sommes amenés à traiter les données personnelles de nos clients et, le cas échéant, des membres de leur personnel.

En outre, cette activité nécessite le traitement des données personnelles des autres personnes physiques qui sont concernées par le dossier (témoins, experts, avocats, partie(s) adverse(s), etc.). Les activités de traitement en question peuvent comprendre tout traitement d’une information requis pour la gestion du dossier, tel que la lecture, le stockage, l’analyse, le classement, la duplication, l’archivage ou la transmission des données en question.

La gestion opérationnelles et administrative des dossiers de nos clients.

Notre intérêt légitime à traiter nos dossiers. Il est rappelé qu’Altij a des obligations professionnelles de conscience et de diligence. Par conséquent, le traitement requis dans le cadre de la gestion de nos dossiers relève de l’intérêt légitime du cabinet, dans la mesure où il est nécessaire afin de remplir et de tracer notre respect de ces obligations.

En cas de signature d’une lettre de mission avec un client personne physique, la nécessité de traiter ses données personnelles pour l’exécution de nos obligations découlant de la lettre de mission.

Lorsque le traitement concerne les données sensibles, il est justifié par sa nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice au bénéfice de la personne concernée.

Lorsque nous traitons des données relatives à des infractions, le traitement est effectué en notre qualité d’auxiliaire de justice, aux termes de l’article 3 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques.

Newsletter et veille juridique :

Nous proposons à nos clients existants et à toute personne s’inscrivant à notre veille de les informer sur des actualités juridiques susceptibles de les intéresser et sur l’actualité du cabinet.

La promotion de notre cabinet et l’information juridique de nos clients, ainsi que des personnes intéressées.

Notre intérêt légitime à communiquer avec nos clients existants et des prospects en lien avec leurs activités professionnelles.

Le consentement des particuliers non clients.

Gestion de nos fournisseurs et conseils professionnels :

Nous pouvons traiter les données personnelles des personnes physiques qui nous fournissent des services et prestations, ainsi que celles des membres du personnel de nos prestataires lorsque ceux-ci sont des personnes morales. Les traitements en question comprennent notamment les activités administratives nécessaires pour la gestion de nos relations avec nos fournisseurs, notamment l’envoi de correspondance, le stockage, l’analyse, le classement, la duplication, l’archivage ou la transmission des données en question.

Le bon fonctionnement du cabinet et la gestion correcte de ses relations avec ses fournisseurs.

Notre intérêt légitime à gérer nos relations avec nos différents fournisseurs.

Lorsque le fournisseur en question est une personne physique, la nécessité du traitement pour l’exécution du contrat signé avec celui-ci.

Le consentement des personnes non clientes.

Formations, colloques et évènements :

Lorsque nous réalisons des sessions de formation ou organisons des colloques ou autres évènements, nous traitons les données personnelles des personnes qui y participent ou y sont invitées, notamment en envoyant des invitations ou des supports, et plus généralement en assurant le suivi des personnes y participant.

L’organisation de nos formations et autres évènements.

Notre intérêt légitime à gérer les formations, colloques et autres évènements que nous organisons.professionnelles.

Le consentement des personnes non clientes.

Gestion de candidatures :

Nous traitons des données de personnes ayant postulé pour un emploi au sein de notre société d’avocats.

La gestion des candidatures.

Notre intérêt légitime à traiter les candidatures que nous recevons.

Ventes et acquisitions d’entreprises :

En cas de futures opérations de cession, de restructuration ou d’investissement concernant Altij, des informations vous concernant peuvent être traitées dans le contexte de procédures de due diligence, pendant lesquelles des investisseurs ou acquéreurs potentiels ou leurs conseils professionnels mènent une analyse au préalable de différents aspects du cabinet afin d’évaluer sa valorisation.

L’évaluation du cabinet par des investisseurs ou acheteurs potentiels.

Notre intérêt légitime, ainsi que celui de nos associés ou des investisseurs tiers à mener des procédures de due diligence.

Cookies :

Lorsque vous utilisez notre site Internet, celui-ci récupère automatiquement certaines informations de l'appareil afin d'optimiser votre expérience Web. Ces données servent également pour les statistiques de nos sites. D'autres informations sur la collecte de données automatisée et les cookies sont disponibles dans notre politique relative aux cookies via ce lien.

Optimisation de notre site internet.

Le consentement des personnes navigant sur notre site le cas échéant.

L’intérêt légitime d’Altij en ce qui concerne les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site.

Obligations légales et règlementaires / Défense en justice :

Nous pourrons traiter vos données personnelles afin de répondre aux obligations légales et règlementaires mises à notre charge ou à des demandes d’institutions et autorités publiques et/ou judiciaires. Nous pouvons également traiter des données afin de défendre nos droits en justice.

Nous conformer à nos obligations légales et règlementaires.

Nous défendre en justice.

Obligation légale et réglementaire.

L’intérêt légitime d’Altij à se défendre en justice.

5. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Afin d’assurer le traitement efficace et la sécurité de vos données à caractère personnel, nous pouvons les communiquer à nos fournisseurs et conseils professionnels, par exemple en matière d’expertise comptable, de maintenance informatique, d’hébergement, d’archivage et de gestion de nos sites Internet, et notamment à notre fournisseur informatique principal, la société TOTEM NUMERIQUE.

Dans le contexte du traitement de nos missions, nous pouvons être amenés à communiquer des données personnelles des personnes concernées par le dossier en question aux autres acteurs intervenant sur ledit dossier et tout particulièrement les avocats, parties adverses, huissiers, notaires, experts, juridictions (en ce compris les greffes), autorités publiques (en ce compris tout service de l’administration fiscale, DIRECCTE, DDPP, service des hypothèques, cadastre, etc.), autorités administratives indépendantes (INPI, EUIPO, CADA, URSSAF, CNIL, WIPO, etc.), gestionnaires de fichiers et prestataires diverses tels que journal d’annonces légales, BODACC, etc.

En dehors de ce cadre, Altij s’engage à ne pas transmettre et/ou divulguer vos données à caractère personnel à des tiers. Néanmoins, Altij pourra être amené à divulguer ces données personnelles dans des circonstances très particulières, telles que listées ci-après :

du fait de la loi, dans le cadre d’une procédure en justice, d’un litige et/ou d’une requête des autorités publiques ;
si cette divulgation est nécessaire à des fins de sécurité nationale, d’application de la loi ou autre sujet d’intérêt public ;
si cette divulgation est raisonnablement nécessaire pour faire valoir le respect des lois et règlements en vigueur ou protéger l’activité et les clients d’Altij ;
en cas de restructuration ou cession du cabinet Altij.

6. Pendant combien de temps gardons-nous vos données personnelles ?

Nous gardons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à la fourniture des services que vous avez souscrits, en prenant en compte notamment les critères suivants :

La nature et la finalité des traitements en question,
Les catégories des données traitées,
Les délais de prescription applicables,
Les dispositions contractuelles applicables,
Les normes de l’industrie,
Les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

7. Quels sont vos droits au regard de vos données personnelles ?

Vos droits concernant le traitement par nos soins de vos données personnelles comprennent notamment ceux mentionnés ci-après. Ces droits pourront s’appliquer à votre situation en fonction des circonstances exactes. Par exemple, le droit de retirer votre consentement ne s’appliquera pas lorsque le traitement n’est pas fondé sur votre consentement.

Ces droits sont les suivants :

Le droit de nous demander :
- l’accès à vos données personnelles et des informations sur nos traitements de celles-ci (« droit d’accès ») ;
- de corriger ou compléter vos données personnelles si elles sont inexactes (« droit de rectification ») ;
- l’effacement de vos données personnelles (« droit à l’oubli ») ;
- une limitation du traitement de vos données personnelles (« droit à la limitation ») ;
Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par Altij (« droit d’opposition ») ;
Le droit de demander vos données personnelles sous un format électronique utilisable et/ou la transmission de ces données vers une autre organisation (« droit à la portabilité des données ») ;
Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès (« directives après décès ») ;
Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données dans la mesure où le traitement est fondé sur celui-ci. Dans ce cas, la licéité des traitements effectués avant le retrait du consentement ne sera pas remise en cause.

Si vous souhaitez exercer les droits mentionnés ci-dessus, merci de nous adresser un courrier à l’adresse postale suivante : Cabinet ALTIJ, 40 rue du Japon, CS 94133, 31030 TOULOUSE Cedex 4, ou à l’adresse email : dpo@altij.com.

En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, ALTIJ se réserve le droit, soit :

d’exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées ;
de refuser de donner suite à ces demandes.

Il incombe à Altij de démontrer le caractère manifestement infondé ou excessif de la demande.

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, Altij se réserve également le droit de demander toutes informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la personne concernée. Tout envoi de document supplémentaire se fera alors via le Cloud sécurisé mis en place par Altij, via le lien suivant, permettant le dépôt de fichiers : Cloud Altij.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), dont le site Internet peut être consulté à l’adresse suivante : www.cnil.fr.

8. Où sont traitées vos données personnelles ?

Notre système d’information est hébergé sur des serveurs internes en France.

Nous utilisons également un dispositif de sauvegarde complémentaire dans l’objectif d’assurer la résilience constante de nos systèmes et de rétablir la disponibilité des données que nous traitons en cas d’incident. Dans ce contexte, nous faisons appel à un dépositaire d’archive chiffrée situé aux États-Unis.

Les transferts de données à caractère personnel réalisés vers ce dépositaire sont encadrés par la signature des clauses contractuelles types de la Commission européenne, associée à des mesures supplémentaires de sécurité, à savoir le chiffrement des données avant de les transférer vers le destinataire situé aux États-Unis, qui n’a pas accès à la clé de sécurité.

9. Sécurité de vos informations

Nous veillons à assurer la sécurité de vos données à caractère personnel, en mettant en œuvre des mesures techniques, juridiques et organisationnelles renforcées.

Pour toute information relative aux cookies utilisés par notre site Internet, nous vous invitons à cliquer sur le lien « Politique de Cookies », présent également en bas de page du site.